Nem sempre é tão fácil redigir um e-mail de trabalho. Às vezes perdemos um tempão tentando escolher as melhores palavras. Isso não só para sermos claros e termos a certeza de que a mensagem foi compreendida como também para criar uma empatia com o receptor e conseguir uma melhor relação de trabalho.
A dificuldade é normal. Afinal, a comunicação humana é complexa e exige alguns cuidados. Mas, com algumas dicas, você vai dominar a arte de mandar e-mails profissionais.
O primeiro passo é se colocar no lugar do outro. Tentar imaginar como o destinatário vai entender a mensagem e quais serão suas reações são algumas das coisas que você deve pensar antes de apertar o "enviar".
Também preste atenção no estilo de escrever da pessoa a quem você vai endereçar sua mensagem. Ela escreve de modo mais formal? Direta? Ou descontraída? Observe e tente fazer o mesmo. Isso cria a sensação de familiaridade.
Outra ideia para “quebrar o gelo” é exibindo o seu lado pessoal e humano, a técnica é ótima para passar confiança. Isso deve ser feito principalmente se o contato é de longa data. E lembre-se: a melhor forma de evitar ambiguidade é sendo claro. Cuidado com o que vai dizer e como vai expressar suas emoções ou opiniões, seja o mais exato possível. Evite brincadeiras do tipo “vamos fazer esse absurdo”. Do outro lado, a pessoa pode entender que você realmente pretende isso.
No mais, o ambiente de mensagens eletrônicas pode se aproximar o máximo possível da relação presencial, caso emissor e receptor se conheçam pessoalmente. Mas lembre-se de nunca deixar de ser claro.